Business analyse

‘Business Analyse is een discipline gericht op het identificeren van zakelijke behoeften, problemen en kansen en die zich vervolgens richt op het bepalen van de juiste oplossingen. De daaruit voortvloeiende projecten en initiatieven kunnen zich richten op de ontwikkeling van systemen, procesverbetering, organisatieverandering of een combinatie van de drie. Business analyse raakt alle niveaus van een organisatie: strategisch, tactisch en operationeel’.

Business analyse is een jong vakgebied, dat nog steeds in ontwikkeling is en zich ook de komende jaren nog sterk zal ontwikkelen. In onze ogen speelt kennis hierbij een heel belangrijke rol. En omdat het vakgebied zich nog steeds ontwikkelt, ben je als (business) analist dus niet snel uitgeleerd. Een goede analist heeft in onze ogen dus een 'drive' om altijd beter te worden in zijn/haar vakgebied en heeft bovendien een mindset die gericht is op het continu verbeteren van organisaties of onderdelen daarvan.

Naast motivatie en de wil om continu te verbeteren draait business analyse volgens ons om twee andere sleutelwoorden: effectiviteit en communicatie.

Veel agile teams zijn tegenwoordig sterk gericht op efficiëntie en daarbij komt het nogal eens voor dat producten of diensten worden ontwikkeld die niet geheel (of zelfs geheel niet) aansluiten op de bedrijfsdoelen. Hier ligt volgens ons een belangrijke rol weggelegd voor business analisten: analisten kunnen organisaties helpen effectiever te worden. Hoe je dat doet staat in de rubrieken hieronder bescheven.

Ook op het vlak van communicatie gaat er nogal eens iets fout in organisaties. Business analisten zijn supercommunicatoren omdat ze zowel de taal spreken van de business als van IT'ers. Bovendien zijn ze vaak in staat strategische doelen te vertalen in projecten en andersoortige initiatieven die ervoor zorgen dat die doelen ook kunnen worden behaald. Het zijn dus ware bruggenbouwers. Bruggen die van groot belang zijn om effectief te kunnen zijn als organisatie.

Om communicatie en effectiviteit zo optimaal mogelijk te maken heeft Olympic het vakgebied business analyse in vijf deelgebieden opgedeeld:

	Strategieanalyse
	Procesanalyse
	Productanalyse
	Personenanalyse
	Lean & Agile

Strategieanalyse

Effectiviteit begint met een goede kennis van de strategie van een organisatie. De strategie vloeit enerzijds voort uit de visie en missie van de organisatie, aan de andere kant kan deze sterk afhankelijk zijn van externe omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan de impact die corona en de daaruit voortvloeiende wet- en regelgeving heeft (gehad) op vele winkels en horecagelegenheden. Of de impact die de stikstofnormen hebben op boerenbedrijven, de bouwsector en Schiphol. Sommige bedrijven weten zich snel aan te passen aan de nieuwe situatie, anderen hebben daar veel meer moeite mee.

Een business analist dient zich er continu van bewust te zijn dat een strategie (frequent) kan wijzigen. Soms zijn ze actief betrokken bij een interne en/of externe analyse (SWOT-analyse) en soms op passieve wijze. Maar in vrijwel alle situaties zijn business analisten betrokken bij de uit de strategie voortvloeiende initiatieven zoals projecten en programma's. En dat betekent dat je op zin minst weet moeten hebben van de strategie van jouw organisatie.

Procesanalyse

Met het deelgebied procesanalyse bedoelen we niet uitsluitend het analyseren van processen maar ook het in kaart brengen daarvan. Vaak begint het met bewustwording: in processen leren denken. Daarna volgt procesmodellering in een bepaalde taal, bijvoorbeeld BPMN, zodat processen helder gecommuniceerd kunnen worden. Eenmaal vastgelegd kunnen de processen geanalyseerd worden. Dit betekent dat ze gecheckt worden op fouten, inconsistenties en eventuele knelpunten. Hieruit vloeien meestal effectievere en efficiëntere processen voort die gebruikmaken van Lean-principes en geautomatiseerde taken. Procesanalyse is daarmee dus een heel belangrijke stap om de brug te slaan tussen business, die denkt en werkt in processen en de IT-afdeling of -leverancier, die denkt en werkt in IT-oplossingen.

Productanalyse

Productanalyse dankt zijn naam aan de Product Owner rol. De Product Owner (PO) is een rol die vaak wordt gebruikt in agile (project)teams. Met 'product' wordt daarbij een informatiesysteem of applicatie (app) bedoeld. Productanalyse is dus de analyse die nodig is om een zo goed mogelijk informatiesysteem te bouwen, te kopen of te onderhouden. Daarmee valt de term dus samen met informatieanalyse, functionele analyse (in België) of systeemanalyse.

IT-systemen maken in veel gevallen onderdeel uit van de oplossing voor een probleem of kans in een organisatie (op strategisch niveau) en worden op tactisch niveau middels change initiatives (meestal in de vorm van een project of programma) in organisaties uitgerold. De meeste business analisten zijn actief betrokken bij deze change initiatives. Ze brengen stakeholders in kaart, doen een stakeholder analyse en leggen hun behoeften vast. Die behoeften vertalen ze vervolgens in product features die ze stap voor stap verfijnen tot gedetailleerde requirements die gecommuniceerd kunnen worden in een ontwikkelteam zodat ze kunnen worden gebouwd.

Personenanalyse

Een aantal jaren geleden werkte ik als (product)analist in een Scrum 'team'. Ik plaats hier het woord 'team' bewust tussen aanhalingstekens omdat ik er gaandeweg achter kwam dat dit geen team was maar een groepje bij elkaar geharkte medewerkers. Er was geen vertrouwen en dat was zichtbaar door de vele roddels binnen de groep, een projectmanager die dagdagelijks de boel wilde sturen en controleren en een Scrum Master die geen Scrum Master was maar alleen in naam. Deze situatie had alles tegen en wat me opviel was dat ik op een gegeven moment bezig was met een analyse van de personen.

Aangezien veel analisten in agile teams deelnemen of daarmee te maken hebben kan het van groot belang zijn als je je er als analist van bewust bent dat sommige situaties een andere oplossing nodig hebben dan het implementeren van een proces of systeem. Soms is het nodig om een personenanalyse te doen zodat er verbeteringen kunnen worden doorgevoerd op het menselijke vlak.

Lean & Agile

Complementair aan alle bovengenoemde analysesoorten zijn Lean en Agile. Met name Agile (systeem ontwikkeling) is het laatste decennium erg populair geworden. Veel organisaties gebruiken reeds een agile framework zoals Scrum of zijn bezig de stap ernaartoe te zetten. Als reactie op de traditionele watervalaanpak die vaak leidde tot de verkeerde softwareproducten, zijn de agile-aanpakken de norm geworden. Het Agile Manifesto stelt:

Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en tools
Werkende software boven allesomvattende documentatie
Samenwerking met de klant boven contractonderhandelingen
Inspelen op verandering boven het volgen van een plan

Wij erkennen de waarde die agile werken heeft ten opzichte van meer traditionele aanpakken. Maar we realiseren ons aan de andere kant dat het klakkeloos volgen van een framework zoals Scrum je niet altijd zal brengen wat je nodig hebt als organisatie. We maken dan ook gebruik van een groot aantal methoden en technieken (handvatten) die afkomstig zijn uit een scala van frameworks waaronder Scrum, Kanban, XP, SAFe en Disciplined Agile.

Ruim voor het ontstaan van de agile frameworks was er Lean. Lean is een Japanse managementfilosofie waarin vijf principes centraal zijn:

waarde: Lean stelt de klant centraal en dat betekent dat de klant bepaalt of iets waarde heeft of niet.
waardestroom: een manier om de klantwaarde in kaart te brengen is door ze in kaart brengen door middel van waardestromen (Value Streams) waardoor verspillingen inzichtelijk worden en verbeteringen kunnen worden doorgevoerd.
flow: dit ontstaat als er een geleidelijk proces op gang komt waarin geen verspilingen meer voorkomen zoals wachttijden, voorraden of herhalingen.
pull: als de klantvraag kan worden verbonden met de flow dan is er sprake van een pull-effect. De klant bepaalt in zo'n situatie in feite wat er in de waardestroom moeten gebeuren om te krijgen wat hij/zij wil en wanneer.
perfectie: dit laatste principe zal geen enkele organisatie ooit bereiken. Maar dit hoeft ook niet: dit gaat meer om het streven naar perfectie via kleine kaizen-stappen.

In alle trainingen nemen we aspecten mee van zowel Agile and Lean. Niet omdat het momenteel heel populair is, maar omdat beide filosofieën zeer handige tips & tricks bieden die meteen in praktijk kunnen worden gebracht!